Se você consegue chegar à sua empresa, ter acesso à sua máquina e dispor de toda a estrutura ao redor em pleno funcionamento, é porque, com certeza, o backoffice está atuando. O foco deste texto, além de explicar o que é backoffice, é mostrar a importância dessa área e o que faz um backoffice na prática.
Para falar sobre isso, convidamos a Agatha Lucia da Silva, nossa Analista de Departamento Pessoal Sênior, para um bate-papo super esclarecedor.
O backoffice é a parte administrativa de uma empresa, responsável por gerenciar as operações internas e dar suporte aos seus processos principais. Apesar de não estar diretamente ligado ao atendimento ao cliente, o backoffice tem um papel crucial para o sucesso da empresa e o encantamento dos clientes.
Essa área pode ser vista como a espinha dorsal da empresa, pois é responsável por garantir que os processos internos funcionem corretamente e que as operações sejam realizadas de forma eficiente e eficaz. Quando esse setor é bem estruturado e organizado, isso se reflete na qualidade dos serviços e produtos oferecidos aos clientes.
Se pensarmos na empresa como um time, enquanto temos os centroavantes que vão na dianteira para fazer o gol, temos também a zaga e o goleiro que vão cuidar da retaguarda e dar suporte para o time vencer, mesmo que efetivamente eles também marquem gols. Assim, conseguimos entender a parte estratégica e o quão importante é atingir os objetivos não estando só na linha de frente.
Aqui na levva temos uma equipe muito forte de backoffice que mantém a empresa de forma saudável para estar sempre prosperando, dando base para todas as outras atividades que acontecem. O nosso setor de backoffice é o guardião da cultura da empresa: preserva e cultiva essa cultura para que seja compartilhada com o pessoal do front e, consequentemente, com os clientes.
No backoffice, ajudamos a criar soluções em processos, para que seja possível evitar erros de operação, identificar lacunas no negócio e traçar estratégias direcionadas a soluções.
Departamento pessoal, que cuida da pagadoria;
O marketing, que é responsável pela saúde da marca e de como engajar novos clientes;
A área de facilities, que cuida da limpeza e da conservação da empresa;
A de segurança da informação, que garante a confidencialidade dos dados, a integridade e a disponibilidade da autenticidade da empresa;
E o departamento contábil e financeiro, que foca na legalidade, para que sejam cumpridos os objetivos da empresa dentro do sistema burocrático da cidade.
A partir de toda essa estrutura, é muito importante observar que o backoffice traz uma forte base para a empresa sempre permanecer saudável.
É preciso respeitar os talentos e ter latente em sua cultura o seguinte pensamento: “estamos precisando desse profissional, que bom que ele escolheu a nossa empresa”. Assim, valorizando ao máximo o time, para que os colaboradores queiram fazer parte da empresa.
Sobre reconhecer a qualidade do trabalho das pessoas, Agatha refletiu um pouquinho mais sobre a sua visão a respeito do setor de backoffice:
As pessoas da levva são como se fossem meus clientes, então eu devo dar apoio ao meu cliente, tenho que satisfazê-lo. Quando eu tenho um colaborador que está feliz com o suporte que oferecemos, frente ao cliente, ele também estará feliz, diminuindo a possibilidade de recebermos uma reclamação do cliente dizendo que o colaborador está desanimado. Nosso foco é sempre voltado para as pessoas, em como melhorar a qualidade de vida e de trabalho delas.
As pessoas se sentem bem em estarem na empresa, ficam confortáveis. É construído um carinho muito grande em todos os setores, desde a parte da limpeza, a divulgação da marca, preservação dos bens duráveis, na segurança das informações e planejamento financeiro.
Se não temos essa gestão no backoffice, não temos empresa. E a partir dessa dedicação e qualidade de entrega gerada pelo nosso setor, é possível que o pessoal de frontoffice olhe e pense “eu também devo me preocupar com essa parte saudável da empresa”.
A redução de erros e de retrabalho também são benefícios inquestionáveis, uma vez que, quando os processos internos são bem definidos e os sistemas de suporte funcionam adequadamente, há aumento na qualidade dos serviços prestados, redução nos custos operacionais, qualidade de vida para o time e entregas de qualidade para o cliente.
É importante estar sempre acompanhando o sentimento da equipe em relação ao ambiente e às condições de trabalho. Na levva, recebemos o título de Great Place To Work com 83% de positividade, e isso nos mostrou que as pessoas se sentem confortáveis em trabalhar aqui.
A conquista é de toda a empresa, mas para o setor de backoffice é muito bom, porque são eles que possibilitam a estrutura para que conquistas assim sejam possíveis, seja num benefício, numa ação em data comemorativa ou quando conversam com as pessoas e enaltecem o trabalho delas.
Agatha reforça que também é muito importante ter a consciência de que, para um negócio, toda essa parte dos bastidores é essencial. Isso porque, por mais que a empresa queira trazer bons talentos, se não estiver com uma boa saúde financeira e estrutural, não conseguirá reter essas pessoas.
Atualmente o mercado de tecnologia tem muitas ofertas de emprego e quando as empresas não possuem um diferencial, um ambiente acolhedor e uma estrutura que priorize o bem-estar do time, os talentos tendem a migrar para outras empresas.
Na levva, fazemos questão de oferecer o melhor para nossos colaboradores e contamos com o apoio da equipe de backoffice para estar atenta à sanidade das pessoas e ao engajamento de todos da equipe.
Em tempos de home office e trabalho híbrido, é muito importante que existam ações para agregar toda a equipe, independentemente da distância, para que todos se sintam pertencentes à empresa e a nossa cultura possa ser transmitida.
Uma das ações de comunicação que transmite bem a nossa vontade de sempre estar junto da equipe, escutando as pessoas e melhorando nosso ambiente para elas, é o Radar Day, que ocorre sempre na última sexta-feira do mês. O Radar é um encontro descontraído, com brincadeiras e dinâmicas. Mesmo quando é online, conseguimos trazer esse dinamismo e a integração da equipe.
Por mais que o time de backoffice esteja sempre buscando fazer o melhor para toda a equipe, estamos sempre de portas abertas para escutarmos críticas, sugestões e solicitações de alguma ação ou benefício.
Uma comunicação transparente é fundamental para que possamos seguir criando uma relação respeitosa e próxima de todo o time. É importante se esforçar ao máximo para exercer uma comunicação clara com a equipe, seja por meio de e-mails personalizados ou comunicados nos canais internos.
Agatha vê essa comunicação interna como outro ponto positivo:
O backoffice é o bastidor de uma empresa e é essencial para que tudo funcione bem. Um bom backoffice permite uma melhor tomada de decisão, pois oferece informações precisas e em tempo real sobre as operações da empresa.
Aqui na levva temos um suporte muito grande, todo mundo se ajuda. Independentemente da área, existe essa preocupação de que todo mundo seja melhor, temos essa sinergia.
E aí, gostou de conhecer um pouco mais sobre a área de backoffice? Na sua empresa é assim também?
Se você gostou de saber sobre o backoffice, vai gostar do nosso conteúdo sobre Dupla jornada de trabalho em TI.
Trabalhar aqui é diferente, só quem tá dentro sabe. E quem tá fora, é louco pra saber. Para construir um grande negócio é preciso de grandes pessoas. Quer fazer parte de um time incrível?
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